2004年2月13日，2004中国（上海）国际乐器展览会筹展联合工作小组在上海召开第一次工作会议，参加这次会议的有中国乐器协会理事长王根田、秘书长齐建平、上海国际展览有限公司副总经理方佩英等。这次会议的主要议题是在总结2003中国（上海）国际乐器展览会工作的基础上，全面安排和布署2004年的上海国际乐器展览会的各项筹备工作。
会议首先听取了上海国际展览有限公司所作的“关于2004中国（上海）国际乐器展览会的筹备工作汇报”。
汇报指出，春节过后，2004年中国（上海）国际乐器展览会进入全面筹备工作阶段。目前，有关2003年展会报告、2004年上海国际乐器展览会的邀请函、参展合同、展位平面图、展位价格等相关资料已经向社会各相关企业和单位发送并进入展位预定阶段。各参展单位已经开始认购展位阶段。虽然现在距离展会举办还有8个多月，但各参展商都表示了很大的热情。国内各主要乐器生产企业都已表示了参加展览会的意愿，不少已签订了展位的认购协议，上海国际展览中心有限公司项目经理王蕾说，今年各参展商的报名时间也比前两年有所提前，主要是为了在展览会上争取一个好的位置。现在，上海展览公司招展办公室电话接连不断，每天要应接几十个参展商的咨询电话。由德国法兰福展览公司统一负责国外参展商招展的工作也正在紧锣密鼓的进行着。据悉，2004年，中国“非典”的影响已经全部消除，大多外国参展商表现了比去年更大的热情，按最保守的估计，今年的外商参商将会比去年提高10%。
王蕾说，2004上海国际乐器展览会的招展工作预定将于四月底五月初结束，下一步将转入展会观众及专家的组织以及各项相关活动的筹备阶段。
上海国际展览中心有限公司副总经理方佩英就2004年的上海国际展览会提出了总体设想和规划，她说：2004年上海乐器展览会将移师浦东新国际博览中心，展览会面积达到33000平方米，比前两届有所扩大。对于我们来说，是一次新的考验。我们一定要作好各项工作，真正为参展商和观众作好服务，达到他们满意。为此，在2004年的乐器展览工作中，上海国际展览公司将增加工作人员的力量，同时在各项活动的安排上要比上一届有所突破和创新，今后每年的展览会都确立一个主题和中心，真正使每一个参展商通过展览会的举办有所提高，有所收益。从第一次工作会议召开以后，到展览会正式举办之前，联合工作小组都将定期召开会议，向社会公布展览会的筹备工作进展情况和活动安排，随时征求社会各界的对展览会的意见。
中国乐器协会理事长王根田对认真搞好今年的上海国际乐器展览会提出了具体要求，他说，2004年，在国内有多个乐器展览会都要举办，中国（上海）国际乐器展览会将面临着比过去更大的竞争和挑战。因此，2004上海国际乐器展览会必须用国际知名乐器展览会水平和要求来衡量我们各项筹备工作，要在2002、2003年成功举办两届的基础上进一步提高上海乐器展会的水平和质量，最大限度地做好为参展商和买家以及观众的服务工作，得到他们的认可和支持。
会议期间，中国乐器协会信息部考察了位于浦东的上海新国际博览中心。